Politique de confidentialité de Cubby BV

1. Responsable du traitement

Cubby BV, ci-après également « Cubby », « nous » ou « notre », est responsable du traitement de vos données personnelles. Notre numéro d’entreprise est le 1017.176.246 et notre siège social est situé Kerkstraat 108, 9050 Gand, Belgique.

Vous pouvez nous joindre via cubby.be ou à l’adresse arne@clubcubby.be.

Cubby s’engage à protéger vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cette politique de confidentialité forme un ensemble cohérent avec nos conditions générales. Nous vous recommandons de la lire attentivement lorsque vous entrez en contact avec Cubby au moyen d’un code QR, de notre site web ou de toute autre manière.

Cette politique décrit quelles données personnelles Cubby traite, comment elle les traite et quelles garanties s’appliquent. Elle peut être modifiée à la suite d’une mise à jour du logiciel, d’une extension de nos activités ou d’une modification de nos obligations légales, administratives ou contractuelles.

2. Quelles données Cubby traite-t-elle ?

Lorsque vous utilisez un casier intelligent, Cubby collecte les données personnelles que vous saisissez après avoir scanné le code QR, comme votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Cubby conserve également les données de transaction, notamment l’emplacement du casier et les heures auxquelles il est ouvert puis refermé. Il peut vous être demandé de prendre une photo avant et après l’utilisation d’un objet. Vous pouvez aussi choisir de vous identifier via Google.

Lorsque vous nous contactez par e-mail ou au moyen du formulaire de notre site, nous traitons tout ce que vous saisissez ou envoyez. Cela comprend toujours des données telles que votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail et, le cas échéant, votre organisation.

Pour les ambassadeurs, nous traitons leur adresse e-mail, leur nom et toutes les données qu’ils nous communiquent lors de nos échanges. Les ambassadeurs sont des personnes sélectionnées par Cubby qui surveillent un casier précis dans leur quartier, remplacent les jouets endommagés et servent de personnes de contact pour ce casier.

Pour les paiements liés à l’utilisation des casiers, nous travaillons avec Stripe et MultiSafepay. Le prestataire de paiement traite les données de transaction ; Cubby reçoit uniquement une confirmation du paiement.

Conformément au RGPD, nous traitons uniquement des données exactes et nécessaires.

3. Finalités et bases juridiques du traitement

Chaque traitement repose sur une base juridique valable :

• Intérêt légitime : les photos servent à contrôler l’utilisation correcte des casiers et du matériel.
• Intérêt légitime : les photos, le nom et le numéro de téléphone peuvent être utilisés pour constater un abus, un dommage, une perte ou un acte de vandalisme.
• Consentement : l’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont recueillis afin de contacter les utilisateurs au sujet de l’utilisation ou du suivi.
• Intérêt légitime : le contenu de votre correspondance et le nom de votre organisation sont traités afin de permettre l’échange et de répondre à vos questions.
• Intérêt légitime : les adresses e-mail des utilisateurs et des membres sont traitées pour la gestion opérationnelle et technique du système UrbanCubby, car cela est nécessaire à son fonctionnement.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci est donné librement et peut être retiré à tout moment.

4. Avec qui Cubby partage-t-elle vos données ?

Cubby sélectionne soigneusement les parties auxquelles elle communique des données personnelles. Dans tous les cas, nous recherchons des garanties suffisantes pour protéger la confidentialité de vos données.

Cubby peut communiquer des données personnelles à des prestataires et à d’autres parties qui effectuent certains traitements pour notre compte.

• Les sous-traitants agissant pour notre compte, comme nos partenaires, fournisseurs, sous-traitants et prestataires externes.
• Les prestataires informatiques qui fournissent une assistance technique.
• Les autorités de contrôle, la police, les autorités judiciaires ou d’autres pouvoirs publics lorsque la législation applicable ou une autre demande ou décision légitime nous y oblige.

5. Traitement de données personnelles en dehors de l’EEE

Certaines données peuvent être stockées ou transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE) pour les finalités décrites ci-dessus. Cela peut se produire par l’intermédiaire de prestataires établis hors de l’EEE, parce que les données sont stockées sur un serveur hors de l’EEE ou parce qu’elles sont accessibles depuis l’extérieur de l’EEE.

Cubby s’engage à assurer un niveau de protection approprié et suffisant en appliquant les garanties adéquates prévues au chapitre V du RGPD.

6. Quelles garanties vous offrons-nous ?

Cubby prend des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, la modification ou tout autre traitement non autorisé.

Afin de préserver notre intérêt légitime à sécuriser correctement nos actifs, les e-mails entrants et sortants sont contrôlés, notamment pour détecter les spams, virus et rançongiciels.

Cubby ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire aux finalités décrites dans cette politique. Une obligation légale ou contractuelle, ou un litige, peut imposer une durée plus longue.

• Les photos du matériel sont conservées pendant un mois. Si les images sont nécessaires à l’examen de problèmes ou d’irrégularités éventuels, nous les conservons jusqu’à la clôture de l’examen.

7. Quels sont vos droits ?

Vous disposez de plusieurs droits concernant le traitement de vos données personnelles :

• Vous pouvez demander gratuitement l’accès aux données personnelles que Cubby traite à votre sujet et en recevoir une copie.
• Vous pouvez demander la rectification de vos données si vous estimez qu’elles sont inexactes.
• Vous pouvez demander à Cubby d’effacer vos données ou d’en limiter le traitement.
• Vous pouvez vous opposer au traitement à tout moment. Pour le marketing direct, aucune motivation n’est requise ; dans les autres cas, vous devez indiquer votre raison.
• Vous pouvez demander la portabilité de vos données, demander à ne pas faire l’objet d’un profilage et vous opposer au traitement dans les conditions prévues par le RGPD.
• Vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, à l’adresse contact@apd-gba.be.

Pour exercer vos droits, envoyez une demande à arne@clubcubby.be. Cubby répondra dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

8. Vie privée des enfants

Nos services ne sont pas destinés aux enfants qui n’ont pas atteint l’âge minimum du consentement numérique. En Belgique, cet âge est fixé à 13 ans. Conformément à la législation nationale et au RGPD, personne en dessous de cet âge ne peut fournir d’informations à nos services ou par leur intermédiaire.

Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants n’ayant pas atteint cet âge minimum. Si nous apprenons que de telles données ont néanmoins été collectées ou reçues, nous supprimerons le compte et les données personnelles associées.

9. Modification de notre politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site web, que nous vous invitons à consulter régulièrement.

10. Comment nous contacter ?

Pour toute question ou plainte, vous pouvez nous joindre via cubby.be ou à l’adresse arne@clubcubby.be.