Privacybeleid Cubby BV

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Cubby BV, hierna ook ‘Cubby’, ‘wij’ of ‘we’, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Ons ondernemingsnummer is 1017.176.246 en onze maatschappelijke zetel bevindt zich op Kerkstraat 108, 9050 Gent.

U kunt ons bereiken via cubby.be of via arne@clubcubby.be.

Cubby verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR). Dit privacybeleid vormt een samenhangend geheel met onze algemene voorwaarden. We raden u aan het grondig te lezen wanneer u met Cubby in contact komt via een QR-code, onze website of op een andere manier.

Dit beleid beschrijft welke persoonsgegevens Cubby verwerkt, hoe dat gebeurt en welke waarborgen daarbij gelden. Het kan worden gewijzigd na een software-update, een uitbreiding van onze activiteiten of een wijziging van onze wettelijke, administratieve of contractuele verplichtingen.

2. Welke gegevens verwerkt Cubby?

Wanneer u een slimme locker gebruikt, verzamelt Cubby de persoonsgegevens die u na het scannen van de QR-code zelf invoert, zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Cubby bewaart ook transactiegegevens, waaronder de locatie van de locker en de tijdstippen waarop de locker wordt geopend en opnieuw gesloten. Er kan worden gevraagd om voor en na het gebruik van een voorwerp een foto te nemen. U kunt er ook voor kiezen om u via Google te verifiëren.

Wanneer u ons via e-mail of het contactformulier op onze website contacteert, verwerken wij alles wat u invult of meestuurt. Daaronder vallen steeds gegevens zoals uw voornaam, naam, e-mailadres en eventueel uw organisatie.

Van ambassadors verwerken wij het e-mailadres, de naam en alle gegevens die zij tijdens het contact met ons verstrekken. Ambassadors zijn door Cubby geselecteerde personen die toezicht houden op één bepaalde locker in hun buurt, beschadigd speelgoed vervangen en als contactpersoon voor die locker optreden.

Voor betalingen bij het gebruik van lockers werken wij met Stripe en MultiSafepay. De betalingsdienstverlener verwerkt de transactiegegevens; Cubby ontvangt alleen een bevestiging van de betaling.

Volgens de AVG verwerken wij uitsluitend correcte en noodzakelijke gegevens.

3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Voor elke verwerking baseren wij ons op een geldige rechtsgrond:

• Gerechtvaardigd belang: foto’s worden gebruikt om toe te zien op het correcte gebruik van lockers en materiaal.
• Gerechtvaardigd belang: foto’s, naam en telefoonnummer kunnen worden gebruikt om misbruik, schade, verlies of vandalisme vast te stellen.
• Toestemming: e-mailadres en telefoonnummer worden verzameld om gebruikers te kunnen contacteren over het gebruik of de opvolging.
• Gerechtvaardigd belang: de inhoud van uw correspondentie en de naam van uw organisatie worden verwerkt om het gesprek mogelijk te maken en uw vragen te beantwoorden.
• Gerechtvaardigd belang: e-mailadressen van gebruikers en leden worden verwerkt voor het operationele en technische beheer van het UrbanCubby-systeem, omdat dit noodzakelijk is voor de werking ervan.

Wanneer een verwerking op toestemming berust, geeft u die toestemming vrij en kunt u ze op elk moment intrekken.

4. Met wie deelt Cubby uw gegevens?

Cubby is selectief in de partijen aan wie wij persoonsgegevens verstrekken en kiest deze zorgvuldig. In alle gevallen streven wij naar voldoende waarborgen voor de bescherming en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Cubby kan persoonsgegevens bekendmaken aan dienstverleners en andere partijen die namens ons bepaalde verwerkingsdiensten uitvoeren.

• Verwerkers die namens ons optreden, zoals partners, leveranciers, onderaannemers en externe dienstverleners.
• IT-dienstverleners die technische ondersteuning bieden.
• Toezichthoudende autoriteiten, politie, gerechtelijke of andere overheden wanneer de toepasselijke wet- of regelgeving of een ander rechtmatig verzoek of bevel ons daartoe verplicht.

5. Verwerking van persoonsgegevens buiten de EER

Sommige gegevens kunnen voor de hierboven beschreven doeleinden worden opgeslagen of doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat kan gebeuren via dienstverleners die buiten de EER gevestigd zijn, doordat gegevens op een server buiten de EER worden opgeslagen of doordat ze van buiten de EER toegankelijk zijn.

Cubby verbindt zich ertoe een passend en toereikend beschermingsniveau voor uw gegevens te waarborgen door de passende waarborgen uit hoofdstuk V van de GDPR toe te passen.

6. Welke waarborgen bieden wij u?

Cubby neemt redelijke veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking.

Om ons gerechtvaardigde belang bij een adequate beveiliging van onze bedrijfsmiddelen te waarborgen, worden inkomende en uitgaande e-mails gecontroleerd, onder meer om spam, virussen en ransomware te detecteren.

Cubby bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden in dit privacybeleid. Een wettelijke of contractuele verplichting of een geschil kan een langere bewaartermijn vereisen.

• Foto’s van het materiaal worden één maand bewaard. Als beelden nodig zijn om mogelijke problemen of onregelmatigheden te onderzoeken, bewaren we ze totdat het onderzoek is afgehandeld.

7. Welke rechten heeft u?

U heeft verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

• U kunt vrije toegang vragen tot de persoonsgegevens die Cubby over u verwerkt en er een kopie van ontvangen.
• U kunt vragen om uw gegevens te corrigeren wanneer u denkt dat ze onjuist zijn.
• U kunt vragen dat Cubby uw gegevens wist of de verwerking ervan beperkt.
• U kunt zich op elk moment tegen de verwerking verzetten. Bij direct marketing kan dat zonder motivering; in andere gevallen deelt u de reden mee.
• U kunt de overdraagbaarheid van uw gegevens vragen, verzoeken niet aan profilering te worden onderworpen en bezwaar maken tegen de verwerking volgens de voorwaarden van de AVG.
• U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via contact@apd-gba.be.

Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een verzoek naar arne@clubcubby.be. Cubby antwoordt binnen één maand na ontvangst van uw verzoek.

8. Privacy van kinderen

Onze diensten zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan de minimumleeftijd voor digitale toestemming. In België ligt die grens op 13 jaar. Niemand onder die leeftijd mag volgens de nationale wetgeving en de AVG informatie verstrekken aan of via onze diensten.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder die minimumleeftijd. Als wij vernemen dat zulke gegevens toch werden verzameld of ontvangen, verwijderen wij het account en de bijbehorende persoonsgegevens.

9. Wijziging van ons privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. We verzoeken u deze regelmatig te raadplegen.

10. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Voor vragen of klachten kunt u ons bereiken via cubby.be of via arne@clubcubby.be.